Zásady ochrany osobních údajů pro uživatele FirmID

DATABOX s.r.o. · Verze 1.0 · Účinné od 1. srpna 2026 · (dále jen „Zásady")

Tento dokument obsahuje základní informace o nakládání s osobními údaji v naší firmě. V textu se dozvíte především:

• jaké osobní údaje zpracováváme,
• za jakým účelem a jakým způsobem zpracováváme osobní údaje,
• komu mohou být osobní údaje předávány,
• jak dlouho osobní údaje zpracováváme,
• jaká máte, jako subjekt údajů, práva ve vztahu k ochraně osobních údajů.

V případě, že budete potřebovat kteroukoliv část textu vysvětlit, poradit anebo projednat další zpracování Vašich osobních údajů, můžete se na nás kdykoliv obrátit na e-mailové adrese gdpr@databox.cz.

1. Úvodní ustanovení

1. Tyto Zásady jsou zpracovány v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen Nařízení GDPR).
2. Cílem těchto Zásad je poskytnout Subjektům údajů základní informace ohledně zpracování Osobních údajů.
3. Pro potřeby těchto Zásad se rozumí:
   1. správcem společnost DATABOX, s. r. o., se sídlem Hrazená 906/10, 460 07, Liberec III - Jeřáb, IČO 25446185, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ústí nad Labem, spisová značka C 18623, zastoupená Ing. Jánem Gúčikem, ředitelem vývoje (dále jen Správce),
   2. správcem II Vy, uživatel FirmID, jelikož rozhodujete, které údaje mají být staženy, aktualizovány a monitorovány (dále jen Správce II),
   3. subjektem údajů Vy, fyzická osoba, o které jsou zpracovávané Osobní údaje - uživatel FirmID a/nebo osoba vedená ve firemních údajích (dále jen Subjekt údajů),
   4. osobním údajem název firmy, jméno, příjmení, pracovní pozice, adresa, IČ, DIČ, datum vzniku firmy, e-mail, telefon, webové stránky, datová schránka, odkazy na profil sociální sítě, číslo bankovního účtu, obor činnosti, vyjádření subjektu (recenze), fotografie subjektu přiřazená k recenzi, údaje ze Sbírky listin, případně další údaje z použitých zdrojů, text e-mailové a jiné komunikace, u uživatele FirmID dále profilový obrázek (převzatý z účtu Google/Microsoft nebo nahraný uživatelem) a technické údaje o přístupu (IP adresa, typ prohlížeče, čas přihlášení a provedených akcí), další údaje v případě potřeby (dále jen Osobní údaje),
   5. FirmID nástroj pro hlídání digitální stopy firmy napříč firemními profily, katalogy, vyhledávači, rejstříky a umělou inteligencí (dále jen FirmID).
4. Správce Osobních údajů tímto informuje o způsobu a rozsahu zpracování Osobních údajů, včetně rozsahu Vašich práv souvisejících se zpracováním Osobních údajů.
5. Správce je poskytovatel informací o firmách a za tímto účelem spravuje nástroj FirmID. V rámci této činnosti jsou Správcem zpracovávány Osobní údaje:
   1. za účelem/účely uvedenými v článku 3 těchto Zásad.

2. Ochrana osobních údajů a informace o zpracování

6. Na Subjekty údajů se vztahuje zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů a další příslušné právní předpisy.
7. Subjekt údajů bere na vědomí, že zadáním informací o firmě nebo navázáním kontaktu započne zpracovávání Osobních údajů Správcem.
8. Pokud Subjekt údajů neposkytne své Osobní údaje není možné mu poskytnout nástroj FirmID. Osobní údaje jsou v této souvislosti nezbytné pro poskytnutí konkrétní služby či produktu Správce.
9. Poskytování Osobních údajů Správci je obecně smluvní a zákonný požadavek. Ohledně poskytování Osobních údajů pro marketingové účely, což nepředstavuje plnění smluvní a zákonné povinnosti správce, je od Subjektu údajů vyžadován souhlas. Pokud jste neudělili Správci souhlas ke zpracování Osobních údajů k marketingovým účelům, neznamená to, že by Vám Správce v důsledku toho odmítnul poskytovat své služby.
10. Subjekt údajů je povinen Správci poskytnout pouze pravdivé a přesné Osobní údaje.
11. Správce vynaloží maximální úsilí, aby nedošlo k neoprávněnému zpracování Osobních údajů.
12. Osobní údaje jsou a budou zpracovávány v elektronické a listinné podobě automatizovaným a neautomatizovaným způsobem.
13. Subjekt údajů bere na vědomí, že jeho Osobní údaje jsou uloženy v cloudové infrastruktuře Google Cloud (Google Ireland Limited), v datových centrech na území Evropské unie, jejíž provoz je v souladu s evropskými standardy ochrany osobních údajů.
14. Subjekt údajů bere na vědomí, že může docházet k ukládání cookies společností na jeho zařízení. Informace o cookies nalezne subjekt zde:
    • www.firmid.cz/gdpr-cookies

3. Účel zpracování

15. Správce zpracovává Osobní údaje pro následující účely:

16. Správce nevyžaduje, aby byly vyplněny dobrovolné údaje. Je pouze na úvaze subjektu údajů, zda a v jakém rozsahu dobrovolné údaje uvede.
17. Zadáním dobrovolných údajů subjekt údajů povoluje jejich zpracování.
18. Správce nevyžaduje, aby text e-mailové a jiné komunikace obsahoval jakékoliv osobní údaje subjektu údajů. Je pouze na úvaze subjektu údajů, zda a v jakém rozsahu své osobní údaje uvede.
19. Uvedením osobních údajů v textu e-mailové a jiné komunikace subjekt údajů povoluje jejich zpracování.

4. Doba zpracování osobních údajů

20. Osobní údaje budou zpracovávány po dobu jednání o uzavření smlouvy mezi Správcem a Subjektem údajů, a to za účelem uzavření smlouvy, jakož i po dobu trvání smluvního vztahu či po dobu stanovenou v souhlasu.
21. Údaje o uživatelském účtu (jméno, e-mail, profilový obrázek, nastavení, členství) jsou zpracovávány po dobu trvání účtu. Smazáním účtu (v aplikaci nebo na žádost) jsou odstraněny; záznamy o provedených akcích se anonymizují. Údaje o objednávkách, které nejsou účetním dokladem, jsou uchovány po dobu následujících 48 měsíců pro případ sporu, a to za účelem ochrany oprávněných zájmů Správce.
22. Údaje o firmách a osobách v nich vedených, získané z veřejných zdrojů, jsou uchovávány jako časové řady po dobu poskytování služby, protože porovnání změn v čase je její podstatou; průběžně se aktualizují z veřejných zdrojů a snímky starší než 48 měsíců od poslední aktualizace firmy Správce odstraňuje.
23. Technické údaje o přístupu (IP adresa, logy) jsou uchovávány po dobu nezbytnou k zajištění bezpečnosti služby, nejdéle 13 měsíců.
24. Za účelem plnění zákonné povinnosti archivace účetních dokladů na základě zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů budou Osobní údaje dále zpracovávány a uchovávány po dobu 10 let počínaje rokem následujícím po roce, v němž došlo k uzavření smlouvy mezi Správcem a Subjektem údajů.
25. Po uplynutí lhůt uvedených v tomto článku Správce Osobní údaje bezpečně zlikviduje.

5. Přístup k osobním údajům

25. Vaše Osobní údaje zpracovává Správce.
26. Vaše Osobní údaje mohou být pro uvedené účely zpracování předány dalším zpracovatelům, aby uskutečnili zpracování. Mezi zpracovatele patří:

27. Vaše Osobní údaje nejsou předávány dalším příjemcům Osobních údajů, s výjimkou orgánů veřejné moci v případech, kdy to ukládá zákon.
28. Hlavním zdrojem údajů jsou webové stránky konkrétní firmy. Mezi další zdroje Osobních údajů patří:

Charakteristika prohledávače: scraper = automatizované čtení veřejně dostupných stránek · API = strojové rozhraní poskytované zdrojem · generativní AI = dotazy do nástrojů umělé inteligence přes jejich rozhraní.

Kdy naposledy byly tyto zdroje aktualizovány pro firmu je vidět přímo v nástroji FirmID na záložkách jednotlivých zdrojů nebo části uživatelského účtu Aktivita.

6. Přeshraniční zpracování osobních údajů

29. Zpracování Osobních údajů probíhá primárně na území Evropské unie. Cloudová infrastruktura Správce (Google Cloud) ukládá Osobní údaje v datových centrech na území EU. Při využití nástrojů umělé inteligence (ChatGPT - OpenAI, Gemini - Google, Claude - Anthropic, Perplexity, Grok - xAI), jejichž provozovatelé mají sídlo ve Spojených státech amerických, může docházet k předání Osobních údajů do třetí země (USA). Toto předání se opírá o rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně podle čl. 45 Nařízení GDPR (rámec EU-U.S. Data Privacy Framework) u certifikovaných poskytovatelů, případně o standardní smluvní doložky podle čl. 46 Nařízení GDPR.

7. Práva subjektu údajů

30. Správce pracuje s Vašimi Osobními údaji vždy tak, aby zpracování probíhalo správně a bezpečně. Práva pro Subjekt údajů jsou Vám garantována a můžete je u Správce uplatnit.
31. Svá práva může Subjekt údajů uplatnit elektronicky vyplněním a zasláním formuláře určeného k danému právu. Tyto formuláře jsou dostupné na našich internetových stránkách zde: www.firmid.cz/gdpr. Vyplněný formulář může být také zaslán na e-mail: gdpr@databox.cz.
    
    Svá práva můžete uplatnit také zasláním zprávy na e-mail gdpr@databox.cz nebo zavoláním na telefonní číslo 488 058 043. Další možností je odeslání písemné žádosti na adresu: DATABOX, s. r. o., Hrazená 906/10, Liberec III - Jeřáb, 460 07.
32. V případě, že je nesrovnalost ve zpracování Osobních údajů u převzatých zdrojů (mezi tyto zdroje patří především, ne však výlučně: Živéfirmy.cz, Google, Firmy.cz, Facebook, LinkedIn, české katalogy firem, zákonné rejstříky, weby pro nabídku volných pracovních míst, hlídače telefonních čísel, weby zveřejňující recenze firem, nástroje umělé inteligence), je potřeba obrátit se přímo na provozovatele daného zdroje.
33. Vyjádření a další informace o přijatých opatřeních budou Subjektu údajů poskytnuty co nejdříve, nejpozději do jednoho měsíce od podání jeho žádosti. Tato lhůta může být prodloužena až o dva měsíce s ohledem na složitost a počet žádostí. Správce bude Subjekt údajů informovat o případném prodloužení a důvodech, které k němu vedly.
34. Uplatnění práv poskytuje Správce bezplatně.
35. Přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací může být účtován v případě, že by žádost byla zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména pro své opakování.
36. V případě, že by se Subjekt údajů domníval, že Správce provádí zpracování jeho Osobních údajů, které je v rozporu s ochranou jeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s příslušnými právními předpisy, zejména jsou-li Osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může:
    1. požádat Správce o vysvětlení a to e-mailem na adresu gdpr@databox.cz,
    2. vznést námitku proti zpracování a požadovat e-mailem zaslaným na adresu gdpr@databox.cz, aby Správce zajistil odstranění takto vzniklého stavu (např. blokováním, provedením opravy, doplněním nebo likvidací Osobních údajů). Správce o námitce neprodleně rozhodne a informuje Subjekt údajů. Nevyhoví-li Správce námitce, má Subjekt údajů právo obrátit se přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů. Tímto ustanovením není dotčeno oprávnění Subjektu údajů obrátit se se svým podnětem na Úřad pro ochranu osobních údajů přímo.
37. Právo na přístup:
    1. Subjekt údajů má právo získat od Správce potvrzení, zda Osobní údaje, které se ho týkají, jsou nebo nejsou zpracovávány. Pokud jsou zpracovávány, má právo získat přístup k těmto údajů a k následujícím informacím (které jsou součástí těchto zásad ochrany osobních údajů a informační listiny):
       1. účely zpracování,
       2. kategorie zpracovávaných Osobních údajů,
       3. příjemci nebo kategorie příjemců, kterým Osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, zejména příjemci ve třetích zemích nebo v mezinárodních organizacích,
       4. plánovaná doba, po kterou budou Osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá ke stanovení této doby,
       5. existence práva požadovat od Správce opravu nebo výmaz Osobních údajů, které se týkají Subjektu údajů, nebo omezení jejich zpracování a nebo vznést námitku proti tomuto zpracování,
       6. právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů,
       7. veškeré dostupné informace o zdroji Osobních údajů, pokud nejsou získány od Subjektu údajů,
       8. skutečnost, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, a přinejmenším v těchto případech smysluplné informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro Subjekt údajů.
    2. Pokud se Osobní údaje předávají do třetí země nebo mezinárodní organizaci, má Subjekt údajů právo být informován o vhodných zárukách, které se vztahují na předání.
    3. Subjekt údajů má právo požadovat, aby mu Správce poskytl kopii zpracovávaných Osobních údajů. Za další kopie na jeho žádost může Správce účtovat přiměřený poplatek na základě administrativních nákladů. Jestliže je žádost podána v elektronické formě, poskytnou se informace v elektronické formě, která se běžně používá, pokud Subjekt údajů nepožádá o jiný způsob. Právem získat kopii nesmí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.
38. Právo na opravu:
    1. Subjekt údajů má právo požadovat, aby Správce bez zbytečného odkladu opravil nepřesné Osobní údaje. S přihlédnutím k účelům zpracování má Subjekt údajů právo na doplnění neúplných Osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.
39. Právo na výmaz:
    1. Subjekt údajů má právo požadovat, aby Správce bez zbytečného odkladu vymazal jeho Osobní údaje a Správce má povinnost Osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazat, pokud je dán jeden z těchto důvodů:
       1. Osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány,
       2. Subjekt údajů odvolá souhlas a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování,
       3. Subjekt údajů vznese námitku proti zpracování, které je prováděno na základě veřejného zájmu a výkonu veřejné moci nebo oprávněných zájmů Správce, včetně profilování, a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování,
       4. Subjekt údajů vznese námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu,
       5. Osobní údaje byly zpracovány protiprávně,
       6. Osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Unie nebo členského státu, které se na Správce vztahuje,
       7. Osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti dítěti.
    2. Po uplynutí doby určené pro zpracování Osobních údajů maže Správce Osobní údaje vždy a automaticky. S žádostí o výmaz se může Subjekt údajů na Správce kdykoliv obrátit. Po obdržení takové žádosti Správce posoudí oprávněnost práva Subjektu údajů (Správce může mít právní povinnosti nebo oprávněný zájem pro zpracování Osobních údajů, na základě kterých může Osobní údaje dál zpracovávat) a o jeho vyřízení bude Subjekt údajů informovat.
40. Právo na omezení zpracování:
    1. Subjekt údajů má právo požadovat, aby Správce omezil zpracování jeho Osobních údajů, v kterémkoli z těchto případů:
       1. Subjekt údajů popírá přesnost Osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby Správce mohl přesnost Osobních údajů ověřit,
       2. zpracování je protiprávní a Subjekt údajů odmítá výmaz Osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití,
       3. Správce již Osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale Subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků,
       4. Subjekt údajů vznese námitku proti zpracování, které je prováděno na základě veřejného zájmu a výkonu veřejné moci nebo oprávněných zájmů Správce, včetně profilování, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody Správce převažují nad oprávněnými důvody Subjektu údajů.
    2. Pokud bylo zpracování omezeno, mohou být tyto Osobní údaje, s výjimkou jejich uložení, zpracovány pouze se souhlasem Subjektu údajů, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu Unie nebo některého členského státu.
    3. Pokud má být omezení zpracování Osobních údajů Subjektu údajů zrušeno, bude o tom předem informováni ze strany Správce.
41. Právo na přenositelnost:
    1. Subjekt údajů má právo získat Osobní údaje, které se ho týkají a které byly poskytnuty Správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž by tomu Správce, kterému byly Osobní údaje poskytnuty, bránil, a to v případě, že:
       1. zpracování je založeno na souhlasu nebo na smlouvě, a zároveň
       2. zpracování se provádí automatizovaně.
    2. Při výkonu tohoto práva může Subjekt údajů od Správce požadovat, aby byly Osobní údaje předány přímo jedním Správcem druhému správci, pokud je to technicky proveditelné.
    3. Toto právo nelze uplatnit, pokud je zpracování nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je Správce pověřen.
42. Právo vznést námitku:
    1. Subjekt údajů má právo kdykoli vznést námitku proti zpracování jeho Osobních údajů, které jsou zpracovávány na základě veřejného zájmu a výkonu veřejné moci nebo oprávněných zájmů Správce, včetně profilování. Správce Osobní údaje dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami Subjektu údajů, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
    2. Pokud se Osobní údaje zpracovávají pro účely přímého marketingu, má Subjekt údajů právo vznést kdykoli námitku proti zpracování jeho Osobních údajů pro tento marketing, což zahrnuje i profilování, pokud se týká tohoto přímého marketingu.
    3. Pokud jsou Osobní údaje Subjektu údajů zpracovávány pro účely vědeckého či historického výzkumu nebo pro statistické účely, má Subjekt údajů právo, z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace, vznést námitku proti zpracování jeho Osobních údajů. To neplatí v případě, že je zpracování nezbytné pro splnění úkolu prováděného z důvodů veřejného zájmu.
    4. Podle požadavků v Nařízení GDPR, bylo toto právo výslovně zmíněno a je uvedeno zřetelně a odděleně od jakýchkoli jiných informací.
43. Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování, včetně profilování:
    1. Subjekt údajů má právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro něj právní účinky nebo se ho obdobným způsobem významně dotýká.
    2. Právo nelze využít v případech, kdy je rozhodnutí:
       1. nezbytné k uzavření nebo plnění smlouvy,
       2. povoleno právem Unie nebo členského státu, které se na Správce vztahuje a které rovněž stanoví vhodná opatření zajišťující ochranu práv a svobod a oprávněných zájmů Subjektu údajů,
       3. založeno na výslovném souhlasu Subjektu údajů.
    3. Pokud je zpracování Osobních údajů založeno na smlouvě nebo výslovném souhlasu, provede Správce údajů vhodná opatření na ochranu práv a svobod a oprávněných zájmů Subjektu údajů, alespoň práva na lidský zásah ze strany Správce, práva vyjádřit svůj názor, práva získat vysvětlení o učiněném rozhodnutí a práva napadnout rozhodnutí.
44. Právo odvolat souhlas:
    1. Subjekt údajů má právo udělený souhlas (nebo konkludentní souhlas) se zpracováním Osobních údajů kdykoliv odvolat. Odvolání je možné provést pomocí:
       1. formuláře uvedeného na našich internetových stránkách zde: www.firmid.cz/gdpr,
       2. zaslání odvolání souhlasu na e-mailovou adresu gdpr@databox.cz,
       3. zaslání odvolání souhlasu na adresu sídla Správce.
45. Právo podat stížnost u dozorového úřadu:
    1. Subjekt údajů má právo podat stížnost u některého dozorového úřadu, zejména v členském státě svého obvyklého bydliště, místa výkonu zaměstnání nebo místa, kde došlo k údajnému porušení, pokud se Subjekt údajů domnívá, že zpracováním jeho Osobních údajů je porušeno Nařízení GDPR.
    2. Dozorovým úřadem je v České republice Úřad na ochranu osobních údajů, který je možné kontaktovat na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, telefonním čísle +420 234 665 111 (ústředna) nebo e-mailu posta@uoou.gov.cz. Další informace získáte na adrese https://uoou.gov.cz/.

8. Automatizované rozhodování

46. Zpracování Osobních údajů nezahrnuje automatizované rozhodování, které by mělo pro Subjekt údajů právní účinky nebo se ho obdobně významně dotýkalo.
47. Analytické funkce FirmID (např. Rizikový radar, AI profil, skóre konzistence údajů) vytvářejí hodnocení firmy jako podnikatelského subjektu, nikoli fyzické osoby. U podnikajících fyzických osob se hodnocení vztahuje výhradně k jejich podnikatelské činnosti a veřejně dostupným údajům o ní. Porovnání se sankčními seznamy je pouze informativní a nezakládá žádné rozhodnutí Správce vůči Subjektu údajů.

9. Závěrečná ustanovení

48. Veškeré právní vztahy vznikající v souvislosti se zpracováváním Osobních údajů se řídí právním řádem České republiky, a to bez ohledu na to, odkud byl přístup k nim realizován. K řešení případných sporů vzniklých v souvislosti s ochranou soukromí mezi Subjektem údajů a Správcem jsou příslušné české soudy.
49. Subjekty údajů, kteří prostřednictvím zadání informací o firmě nebo navázáním kontaktu poskytnou své Osobní údaje za účelem uzavření smlouvy se Správcem či poskytnou souhlas se zpracováním Osobních údajů, tak činí dobrovolně, svým jménem a Správce jejich činnost nijak neřídí.
50. Znění Zásad může Správce změnit či doplňovat.
51. Tyto Zásady jsou účinné od 1. srpna 2026, aktualizovány 1. října 2026 a 24. října 2026 (doplnění zpracovatelů v oblasti umělé inteligence a rozsahu předávaných údajů).

← Zpět na Ochranu osobních údajů